Excel 2000培训教程

分类汇总

&要对数据进行比较深入的分析，首先要用到分类汇总。分类汇总，就是在工作表里快速汇总的方法，它不需要输入公式，也不需要用到函数，一切都可以交给Excel去自动处理。看到这里，您一定跃跃欲试了。

请您执行如下操作（为了更好的查看数据，您可以先执行冻结窗口的操作）：

1．单击任意单元格。

2．单击【数据】菜单中的【分类汇总】命令，打开【分类汇总】对话框。

3．在【选定汇总项】编辑框中选择【实得工资】复选框，如图图1-1所示。

图1-1

4．单击【确定】按钮，得到的分类汇总结果如图1-2所示。

您可以看到，虽然我们没有输入任何公式和函数，但通过分类汇总，Excel自动计算出了各个部门员工实得工资之和，以及整个工资表中支付的实得工资之和。

图1-2

在工资表的左侧，您可以看到一些按钮，通过单击它们可以显示或隐藏明细数据。

其实，分类汇总能作的工作还远不止于此，下面我们来进一步学习分类汇总在数据管理中起到的神奇作用。值得注意的是，在进行又一次分类汇总操作之前，您应该取消上一次的分类汇总操作，请执行如下操作：

1．单击【数据】菜单中的【分类汇总】命令，打开【分类汇总】对话框。

2．单击【全部删除】按钮，这样上一次的分类汇总就被取消了。

接下来，我们利用分类汇总操作对各个部门的实得工资的最大值进行一次统计，请您执行如下操作：

1．单击任意单元格。

2．单击【数据】菜单中的【分类汇总】命令，打开【分类汇总】对话框。

3．单击【汇总方式】编辑框右侧的下拉箭头按钮，打开一个下拉列表。

4．单击选择【最大值】汇总方式。

5．在【选定汇总项】编辑框中选择【实得工资】复选框，如图1-2所示。

6．单击【确定】按钮。

图1-2

7．隐藏一些明细数据，得到的分类汇总结果如图1-3所示。

从这个表中，您可以十分清楚地看出各个部门中实得工资的最大值。

图1-3

   实际上，您还可以同时对多个字段项进行分类汇总，请执行如下操作：

1．单击任意单元格。

2．单击【数据】菜单中的【分类汇总】命令，打开【分类汇总】对话框。

3．单击【汇总方式】编辑框右侧的下拉箭头按钮，打开一个下拉列表。

4．单击选择【平均值】汇总方式。

5．在【选定汇总项】编辑框中同时选择【工资总额】、【个人所得税】和【实得工资】复选框，如图1-4所示。

6．单击【确定】按钮。

图1-4

7．隐藏一些明细数据，得到的分类汇总结果如图1-5所示。

图1-5

  灵活使用分类汇总可以对数据进行有目的的分析，同时省去了输入公式和了解函数语法的麻烦。例如，您可以统计一下各个部门事假和病假的总计天数，如图1-6请执行如下操作：

1．单击任意单元格。

2．单击【数据】菜单中的【分类汇总】命令，打开【分类汇总】对话框。

3．单击【汇总方式】编辑框右侧的下拉箭头按钮，打开一个下拉列表。

4．单击选择【求和】汇总方式。

5．在【选定汇总项】编辑框中同时选择【事假】和【病假】复选框，如图所示。

6．单击【确定】按钮。

图1-6

7．隐藏一些明细数据，得到的分类汇总结果如图1-7所示。

图1-7